Jag har tidigare skrivit om varför mina föreläsningar passar kommunala verksamheter – om kompetenta medarbetare som ändå tvekar och om att våga vara professionellt modig. Den här texten handlar om något mer praktiskt: själva personaldagen. Hur planerar man den så att den blir mer än en trevlig dag borta från skrivbordet?

Jag arbetade själv i nästan tio år som personlig assistent. Jag vet hur det är att ha ett jobb där man möter människor i sårbara lägen och där vardagen sällan lämnar utrymme för att stanna upp. Därför tror jag att personaldagen förtjänar mer omsorg än den ofta får.

Varför personaldagen är viktig i offentlig sektor

I kommuner och myndigheter är vardagen ofta pressad. Ärendena är många, regelverken omfattande och förändringarna täta – nya arbetssätt, nya system, omorganisationer. Många medarbetare möter dessutom människor i utsatta lägen, och det tar på krafterna även för den som är erfaren.

Personaldagen är då ett av få tillfällen då hela gruppen samlas utan att telefonen ringer. Det gör den värdefull – men också sårbar. En dag fylld av information och presentationer kan lätt bli ännu en dag då medarbetarna lyssnar passivt och sedan går tillbaka till samma vardag.

En bra personaldag gör tre saker: den ger energi, den skapar ett gemensamt språk och den lämnar något konkret kvar efteråt.

Så planerar ni en bra personaldag

Det här är de steg jag rekommenderar till dem som kontaktar mig inför en personaldag. De fungerar oavsett om ni har en föreläsare eller inte:

1. Steg 1

   Börja med vardagen, inte med programmet

   Fråga: vad ska vara annorlunda i vår vardag veckan efter dagen? Mer samarbete? Bättre hantering av förändring? Mer energi i en tung period? Svaret styr allt annat.

2. Steg 2

   Lyssna på gruppen i förväg

   Fråga medarbetarna vad de behöver. En kort enkät eller några samtal räcker. Det ökar engagemanget redan innan dagen börjar och minskar risken att ni missar det som faktiskt skaver.

3. Steg 3

   Välj ett tema – inte fem

   En dag som försöker täcka allt blir lätt en dag som inte fastnar. Välj en röd tråd, till exempel förändring, arbetsglädje eller att hantera motstånd, och låt resten av programmet stödja den.

4. Steg 4

   Blanda lyssnande och görande

   Varva föreläsning med samtal i mindre grupper, reflektion och tid att prata med kollegor man sällan träffar. Det är ofta i diskussionerna efteråt som insikterna landar.

5. Steg 5

   Lägg det tunga tidigt och det lätta sent

   Energin är som störst på förmiddagen. Lägg det som kräver mest eftertanke där, och avsluta med något som samlar gruppen och ger en god känsla att gå hem med.

6. Steg 6

   Bestäm uppföljningen innan dagen

   Planera redan nu när och hur ni följer upp – på nästa APT, i ett teammöte eller i ett kort mejl med frågor. Motivation håller i några veckor. Det är vad som händer efter som avgör.

Vanliga misstag att undvika

• För mycket information. Personaldagen är inget tillfälle att gå igenom alla nya rutiner. Det kan göras på andra sätt.
• Ingen koppling till vardagen. En inspirerande dag som inte kopplas till det medarbetarna faktiskt gör blir snabbt glömd.
• Ingen tid för samtal. När schemat är fullspäckat finns ingen plats för reflektion – och det är där mycket av värdet skapas.
• Föreläsaren väljs efter namn i stället för innehåll. Ett känt namn garanterar inte att budskapet passar just er grupp.
• Ingen uppföljning. Utan en plan för vad som händer efteråt blir personaldagen en isolerad händelse.

Vad en föreläsning kan ge

En föreläsning kan inte lösa en arbetsplats problem. Men den kan göra något som är svårt att göra på andra sätt: sätta ord på det som många känner men sällan säger, och visa att det går att ta sig vidare.

När jag föreläser för grupper i offentlig sektor brukar jag se en särskild reaktion. Många medarbetare är vana vid att vara den som stöttar andra. De har sällan tid att fundera över sina egna tvivel, sin egen trötthet eller sitt eget motstånd mot förändring. När jag berättar om mina egna – om att inte våga svara i telefon, om att ha fått höra att jag inte borde jobba med människor och om alla nej jag har samlat på mig – öppnas något.

1. Igenkänning. En personlig berättelse gör det lättare att prata om sådant som annars känns privat.
2. Ett gemensamt språk. När hela gruppen har hört samma berättelse finns det något att referera till i vardagen efteråt.
3. Konkreta verktyg. Jag vill att alla ska gå därifrån med något att använda – inte bara en bra känsla.

Människor kan tycka och tänka saker om dig, men det är bara du som bestämmer vägen framåt i ditt liv.— Jerry Mainio

Mina teman: förändring och motstånd

Förändringsarbete är en del av vardagen i offentlig sektor. Och förändring möter nästan alltid motstånd – både det yttre, från omgivningen, och det inre, från våra egna vanor och tvivel. Det är där mina teman passar in:

• Att navigera inre och yttre motstånd. Hur man tar sig framåt när både omgivningen och de egna tankarna säger att det inte går.
• Att bryta förlamande mönster. Strategier för att komma loss när man har fastnat i att vänta, tveka eller skjuta upp.
• Resiliens – att bygga sin egen grund. Att inte vara beroende av att någon annan hejar för att orka fortsätta.
• Att göra det obekväma tillräckligt ofta. Upprepning slår både förståelse och motivation. Det gäller nya arbetssätt lika mycket som personlig utveckling.
• Disciplin när motivationen tar slut. Motivation håller några veckor. Sedan är det vanor och rutiner som bär förändringen.

Det fanns ingen vändpunkt i mitt liv. Det jag lärt mig har jag lärt mig genom att göra det obekväma, en sak i taget, tillräckligt många gånger. Det budskapet brukar landa väl i verksamheter där förändring inte är ett projekt med ett slutdatum utan ett ständigt pågående arbete.

Så kan föreläsningen se ut

Standardlängden är 90 minuter, men den anpassas efter er dag. Föreläsningen kan hållas på plats eller digitalt. Ett vanligt upplägg ser ut så här:

Presentationen är visuell och innehåller interaktiva moment. Innan föreläsningen pratar vi om er grupp, så att exemplen och betoningen passar just er verksamhet.

Frågor att ställa innan ni bokar

Oavsett vilken föreläsare ni väljer är det här frågor jag tycker att varje beställare borde ställa:

1. Hur anpassar du föreläsningen efter vår grupp? En bra föreläsare vill veta vilka som sitter i publiken och vad de har gått igenom.
2. Vad tar deltagarna med sig konkret? Inspiration är bra, men något att använda på måndag är bättre.
3. Hur kan vi följa upp efteråt? Fråga om det finns övningar eller frågor som gruppen kan arbeta vidare med.
4. Vad påverkar priset? Längd, upplägg, ort och om föreläsningen hålls på plats eller digitalt påverkar. Be om ett förslag utifrån er dag.

Jag svarar själv på förfrågningar, oftast inom några timmar. En förfrågan är inte bindande.

Dagen efter personaldagen

Den viktigaste dagen är inte personaldagen. Det är dagen efter. Det är då det visar sig om något har förändrats eller om allt glider tillbaka till det vanliga.

Mitt råd till chefer är enkelt: ta med en enda sak från dagen in i vardagen. En fråga som ni ställer på varje APT. En övning som ni gör en gång i månaden. Ett gemensamt uttryck som påminner om det ni pratade om. Det behöver inte vara stort. Det behöver bara upprepas.

För det är precis så jag själv har förändrats. Inte genom en enda stor insikt, utan genom att göra samma obekväma saker så många gånger att de till slut blev vardag. Det gäller en människa – och det gäller en hel arbetsgrupp.

Vanliga frågor

Hur planerar man en bra personaldag?

Börja med vad som ska vara annorlunda i vardagen efteråt, lyssna på medarbetarna i förväg, välj ett tydligt tema, blanda lyssnande med samtal och planera uppföljningen redan innan dagen.

Vad ska en föreläsning på en personaldag handla om?

Om något som berör hela gruppen och kopplar till vardagen – till exempel förändring, motstånd, arbetsglädje eller att orka i en krävande verksamhet. Innehållet bör anpassas efter gruppen.

Passar föreläsningen för kommuner och myndigheter?

Ja. Jag föreläser för kommuner, myndigheter och verksamheter som möter människor i utsatta lägen, både på personaldagar, kick-offer och i samband med förändringsarbete.

Hur lång är föreläsningen?

Standardlängden är 90 minuter, men den anpassas efter ert program – från en kortare inspirationsföreläsning till ett längre pass med reflektion och frågestund.

Kan föreläsningen hållas digitalt?

Ja. Jag föreläser både på plats i hela Sverige och digitalt, till exempel när medarbetarna sitter på olika orter.

Hur bokar man en föreläsning till en personaldag?

Skicka en förfrågan via kontaktsidan eller ring 073-516 14 16. Jag svarar själv, och förfrågan är inte bindande.