När planeringen för nästa kick-off eller konferens drar igång hamnar ”inspiration” ofta högt upp på listan. Men att bara boka ett namn från en topplista räcker sällan för att skapa verklig förändring. För att ett föredrag ska ge effekt krävs mer än snygga bilder och ett välkänt ansikte.

Jag står själv på scenen och föreläser i hela Sverige. Jag vet hur mycket som avgörs innan jag ens har sagt ett ord – av hur bokningen gick till, vad vi pratade om innan och om jag förstod vilka som skulle sitta i publiken. Här är fem punkter du bör checka av innan du skriver på avtalet.

Börja med målet, inte med namnet

Det vanligaste misstaget jag ser är att man börjar i fel ände. Man letar efter en föreläsare innan man har bestämt vad föreläsningen ska åstadkomma. Då blir valet en smaksak, och det är lätt att landa i det som känns tryggast i stället för det som fungerar bäst.

Ställ hellre frågan: vad vill vi att medarbetarna ska känna, tänka eller göra annorlunda när de lämnar rummet? Ska de våga mer? Ta mer ansvar för sin egen utveckling? Komma närmare varandra som grupp? När svaret är tydligt blir det också mycket enklare att se vilken talare som passar – och vilken som inte gör det.

1. Stirra dig inte blind på kändisskapet

Det är lätt att tänka att en välkänd profil är garantin för ett lyckat event. Sanningen är ofta den motsatta. De flesta i publiken har förmodligen redan hört den välkända talarens budskap i radio, läst böckerna eller sett personen i media. I värsta fall har de hört exakt samma dragning på ett annat event året innan.

En känd talare har sällan något nytt att tillföra för den som följer med i bruset. Mitt tips är att leta efter något unikt – något som ingen har hört tidigare. En ny röst kan ge ett överraskningsmoment som de mest rutinerade namnen ofta saknar. Våga gå utanför komfortzonen och boka någon som bjuder på en helt ny vinkel.

• Fråga gruppen. Kolla med några i publiken om de redan har hört talaren. Om flera har det, tappar ni överraskningen.
• Titta på vinkeln, inte på följarantalet. Vad kan den här personen berätta som ingen annan kan?
• Lita på igenkänning. En berättelse som publiken känner igen sig i slår ofta en berättelse som bara imponerar.

2. Rätt bakgrund och trovärdighet

En talare ska inte bara kunna tala. Han eller hon måste också vara trovärdig i det som sägs. Det handlar om att ha en bakgrund som gör att gruppen faktiskt lyssnar. Om ämnet är osäkerhet – har talaren själv varit där? Eller är det bara teoretiska begrepp hämtade från en bok? Trovärdigheten ligger i den personliga resan.

För mig är det just därför jag kan prata om rädsla och självtvivel. Jag har kämpat med telefonångest, social ångest och rädsla för avslag. Jag anmälde mig till retorikkurser trots att jag var livrädd för att tala inför andra. Det är inte något jag har läst om. Det är något jag har arbetat mig igenom under ungefär tio år.

Trovärdigheten ligger i den personliga resan.— Jerry Mainio

Tänk också på det visuella och kulturella. Hur kommer föreläsaren att vara klädd? Om en person kliver in i en skräddarsydd kostym framför en grupp där jeans och t-shirt är standard, kan kontakten brytas direkt. Talaren måste kunna spegla sin publik för att bygga den tillit som krävs för att budskapet ska landa.

3. Undvik ”bara Teams” för motivation

Mitt starkaste tips är: boka aldrig någon som bara kör en motivationsföreläsning via Teams. Digitala möten har sin plats när det handlar om att föra över information. Men när det gäller att faktiskt beröra, skapa engagemang och förändra beteenden krävs fysisk närvaro.

Energi är svår att förmedla genom en skärm. En föreläsare behöver kunna läsa av kroppsspråk, känna av tystnaden i rummet och få ögonkontakt med åhörarna. Om ni vill ha verklig effekt måste ni satsa på det personliga mötet, där känslor kan delas på riktigt.

Det betyder inte att digitala föreläsningar saknar värde. Jag föreläser själv både på plats och digitalt, och för utspridda grupper kan en digital föreläsning vara rätt val. Men om målet är motivation och förändring, och ni har möjlighet att samla gruppen, välj det fysiska mötet.

4. Interaktion slår monolog

Ingen orkar lyssna på en 60 minuter lång monolog utan att tankarna börjar vandra till lunchmenyn. En skicklig föreläsare skapar interaktion. Det handlar inte nödvändigtvis om att alla ska upp och hoppa, utan om att talaren ställer frågor som får publiken att reflektera över sin egen situation.

När åhörarna blir delaktiga blir budskapet personligt. Leta efter en talare som vågar pausa, som bjuder in till dialog och som kan hantera frågor direkt från golvet i stället för att bara rabbla sitt manus.

Interaktion kan se ut på många sätt:

1. Frågor till publiken. En enkel fråga som ”när var du senast riktigt rädd på jobbet?” gör att alla börjar tänka på sig själva i stället för på talaren.
2. Korta samtal med bordsgrannen. Två minuter räcker för att energin i rummet ska förändras.
3. Tid för frågor. En talare som välkomnar frågor visar att budskapet håller även utanför manuset.

5. Anpassning efter er verklighet

Boka aldrig en talare som skickar en standardpresentation fem minuter innan start. En riktigt bra föreläsare gör sin hemläxa. Den vill veta vilka ni är, vilka utmaningar ni brottas med och vad målet med dagen är.

När talaren kan väva in exempel från er vardag eller använda termer som ni använder på kontoret, då händer något med trovärdigheten. Det visar respekt för er tid och gör att budskapet känns relevant ”här och nu”, snarare än som en generisk föreläsning som hade kunnat hållas för vilket företag som helst.

Själv anpassar jag alltid föreläsningen efter gruppen. Det är skillnad på att prata inför en säljorganisation, en ledningsgrupp eller en klass på yrkeshögskolan. Grundberättelsen är densamma, men exemplen, övningarna och tyngdpunkten skiljer sig åt.

Checklista: frågor att ställa innan du bokar

Här är en enkel arbetsgång du kan följa från första idé till färdig bokning:

1. Steg 1

   Formulera målet

   Skriv ner i en mening vad ni vill att gruppen ska ta med sig. Det blir er måttstock när ni jämför talare.

2. Steg 2

   Beskriv publiken

   Vilka är de? Hur gamla, vilka roller, vilken klädkod och vilken stämning? Det hjälper både er och föreläsaren att träffa rätt.

3. Steg 3

   Kolla trovärdigheten

   Har talaren själv levt det den pratar om? Be om att få höra berättelsen kort i ett första samtal.

4. Steg 4

   Prata format och närvaro

   På plats eller digitalt? Hur lång tid? Finns det utrymme för frågor och interaktion?

5. Steg 5

   Boka ett förberedande samtal

   En föreläsare som vill veta mer om er innan dagen är ett gott tecken. En som inte frågar något är en varningssignal.

Effekt framför bekvämlighet

Att välja rätt föreläsare handlar i slutändan om att våga prioritera effekt framför bekvämlighet. Det är enkelt att boka den största kändisen eller det billigaste digitala alternativet. Men frågan du bör ställa dig är: vad vill vi att medarbetarna ska känna när de lämnar rummet?

Genom att satsa på äkthet, närvaro och en talare som faktiskt har levt sitt budskap skapar du förutsättningar för en dag som inte bara blir ett avbrott i arbetet – utan en startpunkt för något nytt.

Vanliga frågor

Hur väljer man rätt föreläsare till ett företagsevent?

Börja med målet för dagen och beskriv publiken. Välj sedan en talare som är trovärdig i ämnet, skapar interaktion och anpassar innehållet efter er verksamhet – i stället för att bara gå på hur känd personen är.

Är en känd föreläsare bättre än en okänd?

Inte nödvändigtvis. Publiken har ofta redan hört en känd talares budskap. En ny röst med en berättelse som gruppen känner igen sig i kan ge mer överraskning och större effekt.

Ska man välja en föreläsning på plats eller digitalt?

För motivation och beteendeförändring fungerar det fysiska mötet bäst, eftersom föreläsaren kan läsa av rummet och skapa kontakt. En digital föreläsning kan passa när gruppen är utspridd eller när fokus är kunskap.

Hur lång bör en föreläsning vara?

Det beror på målet. En kortare inspirationsföreläsning passar ofta på en kick-off eller konferens, medan en längre session ger plats för övningar och diskussion. Det viktigaste är att längden fylls med interaktion, inte monolog.

Vad ska man ta reda på innan man bokar en föreläsare?

Fråga om talarens egen bakgrund i ämnet, hur föreläsningen anpassas efter er grupp, hur interaktionen ser ut och om det ingår ett förberedande samtal innan dagen.